Un document est considéré comme étant déposé lorsqu’il a effectivement été livré au greffier et que celui-ci l’a reçu.
8.02 Les documents doivent être lisibles et, sauf indication contraire du greffier, être déposés en quatre exemplaires.
8.03 Un document peut être déposé par l’un des moyens suivants :
a) en mains propres;
b) par messagerie;
c) par courrier ordinaire ou recommandé;
d) par télécopieur;
e) par voie électronique;
f) par tout autre moyen désigné par le Tribunal.
8.04 Le greffier doit marquer les documents au timbre-dateur à leur réception; sous réserve de la clause c) de la Règle 4.01, un document est réputé reçu à la date ainsi marquée.
8.05 Un document déposé par télécopieur doit être accompagné d’une page couverture donnant les renseignements prescrits à la Règle 9.06.
8.06 Un document déposé par courrier électronique doit être joint à un message électronique comprenant les éléments indiqués à la Règle 9.07.
8.07 Le greffier doit, à la demande d’une partie, lui donner confirmation de la réception d’un document.
8.08 En cas de dépôt de documents par télécopieur ou par courrier électronique, l’original et les copies (selon le nombre exigé) doivent être remis à midi au plus tard le jour ouvrable suivant, sauf indication contraire du greffier.
8.09 Une partie doit signifier sans délai à toutes les autres parties une copie des documents déposés auprès du greffier, le cas échéant, en observant les dispositions de la Règle 11.
8.10
Selon la composition du comité, une partie qui souhaite déposer des documents devant le Tribunal doit disposer de quatre copies (comité de trois membres), trois copies (comité de deux membres) ou deux copies (un seul membre) à l’audience. Qui plus est, les exposés conjoints des faits, recueils conjoints de documents, observations écrites et dossiers des sources invoquées doivent être déposés auprès du greffier en quatre copies (comité de trois membres), trois copies (comité de deux membres) et deux copies (comité d’un seul membre).
8.11
Lorsqu’une partie dépose un exposé conjoint des faits et des observations écrites auprès du greffier, elle doit fournir à ce dernier une copie électronique des documents en format Word.
Un document a été signifié lorsqu’il a été livré à une personne ou au représentant de cette dernière conformément aux présentes règles.
9.02 Un document peut être signifié par l'un des moyens suivants :
a) en mains propres;
b) par messagerie;
c) par courrier ordinaire ou recommandé;
d) par télécopieur;
e) par courrier électronique, sous réserve de la Règle 9.03;
f) par tout autre moyen désigné par le Tribunal, y compris une annonce publique, sous réserve des conditions jugées appropriées, notamment l’obligation imposée à une ou plusieurs parties de payer la dépense correspondante.
9.03 Un document peut être signifié par l’envoi d’une copie de ce document par courrier électronique si le destinataire a consenti à la livraison de documents de cette manière. De plus, le Tribunal peut rendre une ordonnance autorisant une partie à signifier des documents par courrier électronique si une autre partie refuse son consentement de façon déraisonnable.
9.04 La signification d’un document à un représentant est réputée avoir été exécutée et faite à la partie que celui-ci représente, sauf indication contraire du Tribunal.
9.05 Au cours d’une audience orale ou électronique, la signification peut aussi être effectuée :
a) par la remise du document aux parties présentes ou à leurs représentants;
b) par tout autre moyen désigné par le Tribunal.
9.06 Un document signifié par télécopieur doit être accompagné d’une page couverture précisant :
a) le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'expéditeur;
b) le nom de la personne à qui le document doit être signifié;
c) la date et l'heure de la transmission;
d) le nombre de pages transmises, page couverture comprise;
e) le numéro de télécopieur à partir duquel le document est transmis;
f) le nom et le numéro de téléphone d'une personne à qui l'on peut s'adresser en cas de problème de transmission.
9.07 Un document signifié par courrier électronique doit être joint à un message électronique précisant :
a) le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de l’expéditeur;
b) la date et l’heure de la transmission.
9.08 La signification est considérée comme ayant été exécutée :
a) le jour même de la livraison, si celle-ci se fait en mains propres, par messagerie ou par télécopieur;
b) le cinquième jour suivant la mise à la poste, si la livraison se fait par courrier ordinaire ou recommandé;
c) si la livraison se fait par courrier électronique, le jour où le message électronique est envoyé;
d) le jour ou le dernier jour de parution (en cas de publication sur plusieurs jours), si la signification se fait par annonce publique;
e) avant l’expiration du délai fixé par le Tribunal, si la signification se fait autrement.
9.09 Le Tribunal peut ordonner à la personne qui signifie un document de produire un affidavit de signification précisant le moyen utilisé, la date et les destinataires.
10. Accessibilité des documents
10.01
Sous réserve de la Règle 11 et des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et des règlements protégeant les renseignements personnels et sous réserve aussi des dispositions de la Loi de 2019 sur les documents décisionnels des tribunaux et ses règlements, tout document déposé dans le cadre d’une instance en vertu d’une exigence relative au dépôt découlant des présentes règles ou imposée en vertu de ces règles ou tout document reçu en preuve dans le cadre d’une instance doit être accessible au public.
11. Documents confidentiels
11.01
Lors du dépôt d’un document, une partie ou une autre personne intéressée peut présenter une motion en vue d’obtenir une ordonnance assurant la confidentialité d’une partie ou de l’intégralité du document, dans la mesure où la motion est présentée à la première occasion.
11.02 La partie ou la personne intéressée qui fait une telle demande peut demander au Tribunal :
a) de prendre une décision à ce sujet avant la signification du document aux autres parties,
b) ou encore d’ordonner que seul un résumé du document soit signifié jusqu’à ce que la motion soit entendue et la décision s’y rattachant prise.
11.03 Le matériel à l’appui de toute requête visant à assurer la confidentialité doit :
a) préciser
i) les motifs qui la sous-tendent, ainsi que la nature et la portée des dommages qui pourraient découler de la diffusion publique du document en cause;
ii) les raisons pour lesquelles la partie requérante s’oppose à la diffusion publique d’une version abrégée du document en cause;
b) être déposée et signifiée aux autres parties.
11.04 Après la présentation en vertu de la présente règle d’une motion visant à assurer la confidentialité d’un document, toute partie ou toute personne à laquelle cette motion a été signifiée et qui a déjà reçu copie du document visé doit en préserver la confidentialité tant que le Tribunal n’a pas rendu de décision à ce sujet.
11.05 Toute personne peut s’opposer à une motion visant à assurer la confidentialité en déposant une réponse et en la signifiant aux parties et à la personne qui a présenté la motion.
11.06 Après avoir donné à l’auteur de la demande l’occasion de répondre aux objections, le Tribunal peut rendre l’une des décisions suivantes :
a) ordonner que le document soit accessible au public;
b) ordonner que l’on assure la confidentialité du document;
c) ordonner que le document soit communiqué à certaines parties ou à leurs représentants une fois qu’un engagement de confidentialité aura été déposé;
d) ordonner qu’une version abrégée du document soit accessible au public;
et toute autre décision qu'il juge équitable.
11.07 Dans l’étude d’une demande présentée en vertu de la présente règle, le Tribunal doit appliquer les critères énoncés à la Règle 23.02.