L’introduction d’une instance se fait par la présentation d’une Demande d’audience (Formulaire 1) ou d’un Avis d’appel (Formulaire 2).
15.02 La Demande d’audience doit être présentée par écrit. Elle sera signifiée par la partie requérante, dans le délai prescrit par la loi délimitant les droits en la matière, au DG de l'ARSF et à toutes les autres personnes auxquelles le Tribunal ordonne que la demande soit signifiée.
15.03 L’Avis d’appel doit être présenté par écrit. Il sera signifié par la partie appelante, dans le délai prescrit par la loi délimitant les droits en la matière, au décideur initial (le DG de l'ARSF), à toutes les parties à l’instance devant le décideur initial et à toute autre personne à laquelle le Tribunal ordonne que l’avis soit signifié.
15.04 Ont qualité de partie à une instance introduite par une Demande d’audience la personne qui en est l’auteur, le DG de l'ARSF et les autres personnes auxquelles le Tribunal accorde par ordonnance la qualité de partie.
15.05 Ont qualité de partie à un appel d’une décision ou d’une ordonnance du le DG de l'ARSF la personne qui a interjeté appel, le décideur initial (le DG de l'ARSF) et les autres personnes auxquelles le Tribunal accorde par ordonnance la qualité de partie.
15.06
Malgré le paragraphe 9.1 (1) de la Loi sur l’exercice des compétences légales, le Tribunal peut, sur motion écrite d’une partie en application de la Règle 14.02, réunir deux instances ou plus, en totalité ou en partie, ou instruire deux instances ou plus simultanément, sans le consentement des parties. À cette fin, le Tribunal tient compte des circonstances pertinentes, dont les suivantes :
a) Les éléments communs de fait, de droit ou de politiques;
b) Le préjudice possible pour une partie;
c) Les conséquences possibles sur divers aspects, comme les frais, les retards de procédure, les témoins;
d) L’intérêt à réduire la multiplication de preuves semblables;
e) Le risque de résultats incohérents relatifs à des preuves factuelles semblables;
f) Tout autre facteur qu’il estime pertinent.
15.07
Malgré le paragraphe 9.1 (5) de la Loi sur l’exercice des compétences légales, le Tribunal peut traiter la preuve admise dans le cadre d’une instance comme si elle était également admise dans le cadre d’une autre instance qui est entendue simultanément, sans le consentement des parties à la deuxième instance.
16. Conférence préparatoire à l'audience
16.01
Le Tribunal peut exiger des parties qu’elles participent à des conférences préparatoires à l’audience en vue :
a) de cerner et de simplifier les questions en litige;
b) de cerner les faits ou les preuves sur lesquels les parties pourraient s’entendre en vertu d’un exposé conjoint des faits et d’un recueil conjoint de documents pour lesquels les parties auront déployé des efforts raisonnables à préparer;
c) de fixer les échéanciers des mesures à entreprendre dans le cadre de l’instance;
d) d’établir la durée estimative et les dates de l’audience;
e) d’aborder les autres points qui pourraient aider à apporter le plus rapidement possible une solution juste au litige, notamment :
(i) la préparation d’un plan en vue de la divulgation et de la présentation de documents tel que requis par la Règle 26.01;
(ii) l’établissement et le règlement des problèmes de procédure et des objections préliminaires, notamment au sujet de détails précis, des questions posées par écrit, des témoignages, des témoins experts, des rapports d’experts et de l’échange d’arguments écrits;
(iii) la prise des décisions relatives à la procédure, notamment en ce qui concerne les échéanciers des mesures à entreprendre dans le cadre de l’instance;
(iv) l’étude des demandes de constitution de partie;
(v) encourager les parties à explorer la possibilité d’arriver à un règlement compte tenu des circonstances;
(vi) l’établissement de la forme à donner à l’avis d’appel, de la personne devant le présenter et prendre en charge les coûts s’y rapportant, des personnes auxquelles l’avis devrait être remis et la méthode à employer pour ce faire.
Le Tribunal peut accorder une dispense de conférence préparatoire lorsqu’il juge qu’une telle conférence ne contribuerait pas au traitement juste et rapide de l’instance.
16.02 Les conférences préparatoires peuvent avoir lieu en présence des parties ou par voie électronique. Les conférences préparatoires aux audiences doivent se tenir sous forme de téléconférence, à moins que l’une des parties puisse convaincre le Tribunal que ce format lui causerait probablement un préjudice important ou sauf instruction contraire du Tribunal.
16.03 Le ou les membres du Tribunal qui ont dirigé une conférence préparatoire peuvent rendre les ordonnances qu’ils considèrent nécessaires ou pertinentes concernant le déroulement de l’instance, y compris l’ajout de partie.
16.04 Le Tribunal rédige une note où il résume les résultats de la conférence préparatoire, décrit les ordonnances émises et les ententes conclues et les engagements pris durant celle-ci et fixe la date de l’audience, ainsi que les questions dont celle‑ci traitera.
16.05 Une fois la conférence préparatoire terminée, aucune question essentielle autre que celles exposées dans la note résumant les résultats de la conférence préparatoire ne peut être soulevée ou débattue sans l’autorisation du Tribunal.
16.06 Les membres du Tribunal qui ont dirigé une conférence préparatoire au cours de laquelle les questions essentielles ont fait, en totalité ou en partie, l’objet d’un règlement ou d’une tentative de règlement ne peuvent faire partie du comité chargé de l’audience, sauf sur consentement écrit des parties.
16.07 Une conférence préparatoire peut à l’occasion être ajournée et reprise à la demande des parties ou conformément aux instructions du Tribunal.
17. Avis de conférence préparatoire
17.01
Le greffier doit donner aux parties, aux intervenants qui ont fait une demande de constitution de partie et à toute autre personne désignée par le Tribunal un avis écrit annonçant la tenue d’une conférence préparatoire à une audience.
17.02 L'avis annonçant la tenue d'une conférence préparatoire peut exiger des parties qu'elles échangent ou déposent, dans les délais indiqués, des documents et des arguments écrits, ou qu'elles présentent toute autre information jugée nécessaire par le Tribunal, et cet avis doit préciser :
a) la date, l’heure et le lieu où la conférence préparatoire se tiendra, ainsi que ses objectifs et la forme qu’elle prendra;
b) que chaque partie ou chaque personne qui a fait une demande de constitution de partie doit comparaître en personne ou par l’entremise d’un représentant autorisé à conclure des ententes et à prendre des engagements fermes en leur nom quant aux questions qui seront abordées à la conférence préparatoire;
c) laquelle l’avis a été communiqué ne comparaît pas en personne ou par l’entremise d’un représentant, la conférence préparatoire peut avoir lieu en l’absence de cette personne et que cette dernière, en ne s’y présentant pas, renonce à son droit de recevoir tout autre avis requis pour la suite de l’instance;
d) que les questions en litige peuvent être réglées en tout ou en partie durant la conférence préparatoire;
e) que le Tribunal pourra prononcer durant la conférence préparatoire des ordonnances auxquelles toutes les parties, y compris celles qui sont ajoutées lors de cette conférence, sont tenues de se conformer pour la suite de l’instance, notamment en ce qui concerne la date de la tenue de l’audience.
18. Questions posées par écrit
18.01
Une partie peut poser des questions par écrit à une autre partie en vue :
a) de préciser les preuves soumises par une partie;
b) de simplifier les questions en litige;
c) d’assurer la compréhension entière des questions en litige;
d) d’accélérer le déroulement de l’instance.
18.02 Les questions posées par écrit doivent être signifiées à toutes les parties.
18.03 Le Tribunal peut, s’il est convaincu que les parties ne peuvent parvenir à un accord sur la procédure à suivre pour poser des questions par écrit après avoir fait des efforts raisonnables dans ce sens, donner des instructions concernant cette procédure.
19. Réponses aux questions posées par écrit
19.01
La personne à qui l’on a adressé et signifié des questions posées par écrit doit :
a) répondre entièrement et séparément à chacune sur une ou plusieurs feuilles;
b) signifier la réponse à toutes les parties.
19.02 La partie qui ne peut ou ne veut pas répondre entièrement à une question posée par écrit doit exposer ses motifs à ce sujet.
19.03 Si une partie est insatisfaite de la réponse reçue, elle peut déposer un avis de motion demandant au Tribunal de se prononcer à ce sujet.
19.04 Une partie qui a posé des questions par écrit à une autre partie peut présenter toute réponse ainsi obtenue comme preuve à l’audience et la partie répondante est liée par cette réponse.